Hieronder staan een aantal gehanteerde processen met betrekking tot de wedstrijd.
Wanneer wordt het veld verroeid?
- Een veld wordt verroeid zodra er minimaal drie inschrijvingen zijn bij sluiting inschrijvingen.
- Als er na sluiting inschrijving een terugtrekking plaatsvindt zal het veld alsnog verroeid worden (i.e. dus ook wanneer er één of twee ploegen overblijven)
- Zie RvR Artikel 33 voor de regels rondom het terugtrekken.
- N.B. het is niet mogelijk om buiten mededinging te roeien, zoals vermeld in RvR Artikel 42.7
Gevorderden-B velden
- Gevorderde (B) velden worden samengevoegd als er bij een van de velden minder dan drie inschrijvingen zijn op het moment dat de inschrijvingen sluiten.
- Samengevoegde Gevorderde (B) velden worden daarna niet meer opgesplitst
- Zie het uitvoeringsreglement voor alle details.
Bijschrijven van ploegen in uitgeschreven velden
- De mogelijkheid tot bijschrijven van ploegen is afhankelijk van een aantal factoren. Onder “bijschrijven” wordt in dit geval verstaan dat ploegen na sluiting van inschrijving nog ingeschreven worden.
- Het bijschrijven van ploegen is alleen mogelijk als dat geen toename in het aantal voorwedstrijden betekent. Het aantal voorwedstrijden wordt op het moment van sluiting van inschrijving vastgesteld. (RvR Art. 32.8).
- De overgang van voorwedstrijden naar time-trials (i.e. wanneer een bijschrijving meer dan 12 inschrijvingen tot gevolg zal hebben) wordt ook beschouwd als een extra voorwedstrijd.
- Het bijschrijven vóór de loting behoeft geen toestemming van de deelnemende verenigingen van dat betreffende veld.
- Het bijschrijven ná loting is alleen mogelijk als de wedstrijdleiding dat niet bezwaarlijk vindt en alle deelnemende ploegen/verenigingen daar uiterlijk twee uur van te voren schriftelijk akkoord voor hebben gegeven. (RvR Art. 32.9). Hierbij blijft RvR Art. 32.8 onverminderd actief.
- Bijschrijvingen die door (een van de) bovenstaande regels niet direct gehonoreerd kunnen worden, worden in de wacht gezet. Wanneer er tijdig een terugtrekking van een andere ploeg is, en de bijschrijving reglementair is, dan kan de betreffende bijschrijving eventueel alsnog plaatsvinden.
Uitschrijven van nog niet uitgeschreven velden.
- Het uitschrijven van een veld kan, mits daarvoor minimaal vier ploegen van minimaal twee verschillende verenigingen zich gezamenlijk aanmelden. De verwachte animo kan per mail kenbaar worden gemaakt, met alle deelnemende verenigingen/ploegen in CC meegenomen.
- Wanneer de wedstrijdleiding kiest om het aangevraagde veld uit te schrijven, dan wordt deze in het inschrijfsysteem toegevoegd en gelden dezelfde inschrijftermijnen als voor de rest van de velden.
- Uitgeschreven velden zijn vervolgens openbaar voor eenieder die zich hier op wenst in te schrijven.
- De mogelijkheid voor het uitschrijven van extra velden sluit 96 uur voor sluiting inschrijving, om andere verenigingen de kans te geven zich hier ook voor in te schrijven.
Tijdschema’s
De wedstrijdleiding publiceert in aanloop naar de wedstrijd een aantal keer een tijdschema.
- De wedstrijdleiding publiceert in aanloop naar de wedstrijd een aantal keer een tijdschema.
- Verdeling van de velden over de twee wedstrijddagen. Deze verdeling wordt reeds maanden voor de wedstrijd gemaakt
- Sluiting van inschrijvingen. Op dit punt heeft de wedstrijdleiding een duidelijk beeld van het aantal te verwachten ploegen en kan er in grote lijnen een schema worden opgesteld.
- Sluiting van wijzigingen. Nadat bijschrijvingen en terugtrekkingen zijn verwerkt wordt het conceptschema verfijnd en definitief gemaakt.
- Loting. Zodra er is geloot zijn de ploegen op de hoogte in welke voorwedstrijd en/of finale ze starten, inclusief de starttijd. Deze starttijden kunnen door onvoorziene omstandigheden nog wel wijzigen.
- Er wordt in principe niet geschoven met velden tussen de wedstrijddagen. Enkel in het geval van een onmogelijk te realiseren tijdschema wordt in overleg met de deelnemende verenigingen het schuiven tussen de wedstrijddagen overwogen.
- Het staat de wedstrijdleiding vrij om velden te verplaatsen naar andere momenten van de dag, mits ze dat noodzakelijk acht.
- Dubbel starten, en ook dubbel bootgebruik, geschiedt op eigen risico. Dubbel starten dient dan ook duidelijk vermeld te worden bij de inschrijving.
- Wanneer dubbel starten niet mogelijk blijkt en het dubbel starten is niet bij de inschrijving aangegeven, dan zal het worden behandeld als een reguliere terugtrekking, met bijhorende regels zoals vermeld in het RvR.
- Enkel in het geval van overmacht (i.e. oorzaken die buiten de invloed van de deelnemende ploeg en/of de wedstrijdleiding liggen) kan met de wedstrijdleiding worden overlegd over het kosteloos terugtrekken.
